Comptabilité
Les factures fournisseurs, vérifiées et saisies dans QuickBooks.
Déposez une facture fournisseur dans un dossier. Spirit la lit, trouve le fournisseur et le dossier client auquel elle se rattache, la vérifie selon vos règles, crée la facture dans QuickBooks avec le PDF joint et la classe là où votre équipe paie.
Le travail aujourd’hui
Quelqu’un ouvre chaque facture, cherche le fournisseur, trouve la facture client correspondante, vérifie la marge et la date, saisit la facture dans QuickBooks, joint le PDF et déplace le fichier dans le bon dossier. Chaque semaine, pour chaque fournisseur.
Les vérifications sont ce qui compte, et ce sont elles qui sautent quand la pile monte. Un doublon est saisi deux fois, une facture vieille de quatre mois passe, une dépense tombe dans le mauvais compte.
Comment Spirit s’y prend
Il surveille votre dossier
Les factures arrivent dans un dossier SharePoint que votre équipe utilise déjà. Spirit prend chaque nouveau PDF en moins d’une minute, ou selon l’horaire que vous fixez.
Il lit la facture
Fournisseur, numéro, date, montants, taxes et dossier client visé. Vos règles disent quels champs comptent et où chaque fournisseur les place.
Il vérifie avant d’écrire
Le fournisseur dans QuickBooks, la facture client par son numéro et toute facture antérieure portant le même numéro. Une correspondance passe. Une facture client absente attend, en suspens. Un doublon va dans son propre dossier.
Il applique vos règles
Marge, ancienneté, code de taxe : les contrôles que votre commis fait à l’œil, écrits une fois. Une facture qui échoue va dans un dossier Problèmes avec la raison, pas dans vos livres.
Il saisit et classe
La facture est créée dans QuickBooks à la date de la facture, dans le bon compte et avec la taxe du code, et le PDF y est joint. Le fichier est estampillé, renommé et déplacé dans le dossier de son fournisseur, prêt à payer.
Il revoit ce qui attendait
Une fois par semaine, Spirit reprend les factures en suspens et saisit celles dont la facture client existe maintenant.
Ce que vous recevez
- Une facture dans QuickBooks pour chaque facture fournisseur conforme, PDF joint
- La facture estampillée et classée sous son fournisseur, dans votre propre SharePoint
- Trois tableaux lisibles par votre équipe : factures saisies, factures en suspens et problèmes, chacun avec sa raison
- Les doublons mis de côté, jamais saisis deux fois
Ce qui reste entre les mains d’une personne
- Rien n’est écrit dans QuickBooks avant qu’une personne l’approuve, tant que les approbations restent activées
- Spirit ne déplace aucun argent. Il prépare les factures et votre équipe décide quoi payer
- Une facture qu’il ne peut lire ou rapprocher va dans Problèmes avec la raison
- Chaque exécution indique ce qu’elle a lu, vérifié et écrit
Fonctionne avec
- QuickBooks en ligne
- SharePoint
- Boîtes de courriel Microsoft 365 et Google Workspace
- Le stockage de Spirit, si vous n’utilisez pas SharePoint
Questions
- Spirit remplace-t-il mon logiciel comptable?
- Non. QuickBooks reste vos livres. Spirit fait la lecture, les vérifications et la saisie en amont, et laisse la décision de payer à votre équipe.
- Peut-il saisir des factures sans approbation?
- Oui, une fois que vous lui faites confiance. Les approbations sont activées au départ et chaque facture attend la confirmation d’une personne. Quand les résultats sont justes depuis assez longtemps, vous pouvez les désactiver pour cette Procédure.
- Que se passe-t-il si une facture ne correspond à rien?
- Si la facture client n’existe pas encore, la facture attend en suspens et est revérifiée chaque semaine. Si la facture elle-même pose problème, elle va dans Problèmes avec la raison.
- Est-ce comme Dext ou Hubdoc?
- Ces outils captent des reçus. Spirit s’occupe de l’étape suivante : vérifier une facture fournisseur contre le dossier auquel elle se rattache et la saisir comme le ferait votre commis.