Comptabilité
Un relevé chronologique pour chaque client, prêt lundi matin.
Selon l’horaire que vous choisissez, Spirit lit chaque facture en souffrance dans QuickBooks, produit un relevé par client, vérifie chaque facture dans votre logiciel de dossiers et classe les relevés, les factures et un rapport d’écarts dans SharePoint.
Le travail aujourd’hui
Le recouvrement commence par un rapport que personne n’aime préparer. Exporter les factures ouvertes, les séparer par client, les répartir à 30, 60 et 90 jours, joindre les factures et remettre à chaque client son propre relevé.
Ensuite, quelqu’un doit vérifier que la facture dans les livres est bien celle que le logiciel de dossiers dit avoir émise. Avec des centaines de factures ouvertes, c’est la vérification qui saute.
Comment Spirit s’y prend
Il suit votre calendrier
Le premier lundi du mois, le troisième, ou le rythme de votre recouvrement. Personne n’a à le lancer.
Il lit chaque facture en souffrance
Chaque facture de QuickBooks dont le solde a dépassé l’échéance, page par page, pour qu’un client de trois cents factures soit complet et non coupé à trente.
Il produit un relevé par client
Un relevé chronologique Excel pour chaque client, dans vos tranches : 1 à 30, 31 à 60, 61 à 90 et plus de 90 jours.
Il rapproche avec votre logiciel
Chaque facture est cherchée dans ServeManager par son numéro de dossier et les totaux sont comparés. Les factures absentes, les totaux différents et les factures sans numéro vont dans un rapport d’écarts.
Il classe le tout
Un dossier daté dans SharePoint, avec un dossier par client contenant le relevé et chaque facture en PDF, nommés comme votre équipe les nomme.
Ce que vous recevez
- Un relevé chronologique par client, en fichier Excel
- Chaque facture en souffrance en PDF, à côté de son relevé
- Un rapport d’écarts de chaque facture sur laquelle vos livres et votre logiciel ne s’entendent pas
- Un dossier daté par exécution, pour que le mois dernier soit encore là le mois prochain
Ce qui reste entre les mains d’une personne
- Il lit QuickBooks et ne le modifie jamais
- Les relevés sont classés pour que votre équipe les révise et les envoie. Spirit n’écrit pas à vos clients
- Le rapport est produit par le code de Spirit à partir de vos livres, pas rédigé par l’IA : les totaux sont vos totaux
- Une recherche qui échoue figure au rapport d’écarts, jamais omise
Fonctionne avec
- QuickBooks en ligne
- ServeManager
- SharePoint
Sur les livres d’une vraie entreprise, plus de 700 factures en souffrance réparties entre 41 clients ont été rapprochées et classées en moins de deux minutes.
Questions
- Envoie-t-il les relevés à mes clients?
- Non. Il les classe pour votre équipe. L’envoi reste à la personne qui sait quel client a une entente de paiement.
- Peut-il rapprocher avec un autre logiciel que ServeManager?
- ServeManager est intégré. Un autre logiciel de dossiers peut être branché s’il offre une API. Dites-nous lequel vous utilisez.
- Combien de temps cela prend-il?
- Les relevés seuls prennent quelques secondes. Un rapprochement complet, chaque facture cherchée et son PDF classé, a pris moins de deux minutes pour plus de 700 factures.
- Les chiffres concorderont-ils avec QuickBooks?
- Oui. Les relevés sont produits à partir de QuickBooks par le code de Spirit plutôt que résumés par l’IA, donc chaque montant est celui de vos livres.