Juridique et signification
Les demandes de signification reçues par courriel, saisies dans ServeManager comme chaque client le veut.
Les cabinets vous envoient une demande, une lettre d’accompagnement et les personnes à signifier. Spirit lit le courriel et chaque pièce jointe, suit les consignes propres à ce cabinet et crée le dossier ServeManager avec les bonnes parties, adresses et pièces.
Le travail aujourd’hui
Chaque cabinet client envoie le travail à sa façon. L’un met les consignes dans le courriel, un autre dans une lettre, un troisième dans une note qui énumère quatre débiteurs. Votre commis à la réception connaît les habitudes de chacun et ressaisit tout dans ServeManager.
La plus grande partie d’un document est inutile pour ouvrir un dossier. Les parties et le numéro de dossier du tribunal sont en première page, les consignes de signification dans le courriel. Lire quarante pages pour les trouver, c’est là que la réception perd sa matinée.
Comment Spirit s’y prend
Il lit votre boîte de réception
Les demandes arrivent à une adresse partagée, comme intake@. Spirit lit chaque message et ses pièces jointes, y compris les courriels transférés et les fichiers Outlook .msg.
Il sait qui l’envoie
Chaque cabinet client a ses propres consignes : où il place les détails de signification, comment il nomme ses fichiers, ce qu’il veut toujours. Spirit applique les bonnes selon l’expéditeur.
Il ne lit que le nécessaire
La première et la dernière page d’une longue demande portent l’intitulé, les parties et les coordonnées du cabinet. Spirit lit celles-là et laisse le reste.
Il crée le dossier
Un dossier ServeManager par personne à signifier, avec le numéro de dossier du tribunal, les adresses, la référence du client et les pièces jointes sous les noms que votre équipe utilise.
Il demande en cas de doute
Si un courriel ne dit pas clairement qui signifier, Spirit pose la question à votre équipe plutôt que de deviner.
Ce que vous recevez
- Un dossier ServeManager pour chaque personne que le courriel vous demande de signifier
- Les pièces à signifier jointes, avec le courriel original du client
- Chaque exécution listée avec ce qu’elle a lu et créé, consultable par numéro de dossier ou par nom
Ce qui reste entre les mains d’une personne
- Seules les personnes nommées dans le courriel sont signifiées. Spirit n’ajoute pas de parties tirées de la demande de lui-même
- Les approbations peuvent rester activées pour chaque nouveau dossier tant que la configuration d’un client n’a pas fait ses preuves
- Une correction aux consignes d’un client change le travail de ce client, pas celui des autres
- Le courriel est lu en lecture seule. Spirit ne déplace, ne marque et ne supprime rien dans votre boîte
Fonctionne avec
- ServeManager
- Boîtes de courriel Microsoft 365 et Google Workspace
- SharePoint
- Fichiers .eml et Outlook .msg enregistrés
Questions
- Chaque cabinet client a-t-il besoin de sa propre configuration?
- Vos plus gros clients ont chacun leurs consignes. Tous les autres partagent une configuration générale, avec une note pour tout cabinet qui fait les choses autrement.
- Et si un courriel demande de signifier plusieurs personnes?
- Spirit crée un dossier ServeManager par personne à signifier, chacun avec son adresse et les mêmes pièces.
- Peut-il lire des documents numérisés?
- Oui. Les PDF numérisés sont lus comme les autres, et une numérisation regroupée peut être séparée en un document par formulaire avant d’être jointe.
- Faut-il changer la façon dont nos clients nous envoient le travail?
- Non. Spirit lit ce que vos clients envoient déjà, comme ils l’envoient déjà.